Unternehmensprofil:

Mehrmarken-Autohandelsgruppe mit zahlreichen Unternehmen und Standorten im ganzen Bundesgebiet.

Aufgabenstellung / Projektziel:

Implementation von Datenschutzerklärungen für Privatkunden in die bestehenden Prozesse und Systeme aufgrund von neuen gesetzlichen Anforderungen.

Angewandte Vorgehensweise:

• Planung der einzelnen Projektschritte
• Analyse und Protokollierung der Ist-Situation
• Konzeption der Soll-Prozesse in Abstimmung mit den verantwortlichen Mitarbeitern aus den Bereichen Sales und After-Sales.
• Konfiguration und Parametrierung der neuen Systeme
• Implementierung der neuen Ablaufprozesse mittels intensivem Coaching vor dem GoLive, im Anschluss proaktive Umsetzbegleitung während und nach der GoLive-Phase.
• Kontinuierliche Projektdokumentation und Berichtsmanagement an die Projektbeteiligten und in Richtung des Auftraggebers

Ergebnis:

Im Jahr 2009 sind gesetzliche Richtlinien in Kraft getreten, die aus Unternehmenssicht eine Nutzung von privaten Adressen für Werbezwecke neu regelt. Der Gesetzgeber unterscheidet in dieser Regelung zwischen sogenannten „Altdatenbeständen“ – deren eindeutige Herkunft vor dem 31.08.2009 liegen – und Adressdaten, die ab dem September 2009 gespeichert worden sind. Der Zeitpunkt an dem die Daten erfasst oder das letzte Mal geändert worden sind, ist für diese Regelung entscheidend. Adressdaten, die bis zum 31.08.2009 erfasst worden sind, können in einer Übergangsregelung bis zum 31.08.2012 weiterhin ohne schriftliche Einwilligung des Adressaten für Werbezwecke genutzt werden. Für nach dem September 2009 erfasste Adressdatensätze gilt diese Übergangsregelung nicht!

Um an private Adressen weiterhin in geeigneter Form Werbebotschaften übermitteln zu dürfen, ist also eine schriftliche Einwilligung des Kunden/Interessenten notwendig. Doch es gibt auch Ausnahmen: Besteht mit dem Kunden oder Interessenten ein „rechtsgeschäftliches oder Rechtsgeschäft ähnliches Verhältnis“, oder wird die Adresse des Kunden oder Interessenten im Zusammenhang mit der „Aufnahme oder Abschluss“ einer Vertragsverhandlung erfasst, kann dieser auch ohne explizite Kundendatenschutzerklärung für eine Akquise im Zusammenhang mit der konkreten Anfrage bearbeitet werden.

Was bedeutet das zum Beispiel für das Autohaus:

Steht etwa der Verkäufer mit einem Interessenten, nach einem Kundenbesuch im Showroom in Kontakt, können dem potentiellen Kunden laut Gesetz schriftlich oder elektronisch – auch ohne eine ausdrückliche schriftliche Datenschutzerklärung – weitere Angebote unterbreitet, Optionen kalkuliert, Probefahrten vereinbart oder beispielsweise mit der Aufnahme einer Vertragsverhandlung begonnen werden. Ein weiteres Beispiel: Ein Mitarbeiter aus dem Aftersales fragt beim Kunden telefonisch nach, ob eine Auftragserweiterung – im Rahmen eines Servicebesuches – vom Unternehmen durchgeführt werden darf (etwa Wartung/Reparatur der Bremsanlage nach erkanntem Defekt). Auch dann ist eine Datenschutzerklärung vom Kunden nicht ausdrücklich notwendig.

Erst dann, wenn mit der erfassten Adresse eine eindeutige Werbebotschaft übermittelt werden soll, muss eine schriftliche Datenschutzerklärung des Kunden oder Interessenten vorliegen – ab September 2012 auch für die sogenannten „Altdatenbestände“.

Werbezwecke könnten zum Beispiel sein: Einladung zu einer Kundenveranstaltung, Vorstellung neuer Marken oder Modelle, Informationen zu Serviceintervallen oder Fahrzeugchecks,  Angebote zu Haupt- oder Abgasuntersuchung, oder schlicht ein verschickter Flyer für die nächsten Winterräderangebote. In diesen Fällen ist spätestens mit Ablauf des August 2012 eine schriftliche Datenschutzerklärung erforderlich!